BUSINESS INTERMEDIAIR

Bevestigen mondelinge en/of telefonische opdrachten

 

Met name kleinere opdrachten of meerwerk worden in veel gevallen mondeling of telefonisch afgedaan. Een opdrachtbevestiging blijft uit. Hoe zit het dan met de bewijslast, mocht er toch iets verkeerd gaan? Hoe dekt u zich het beste in?

 

Bouwopdrachten

Omvangrijke en grotere bouw-, verbouwings- of renovatieopdrachten worden in praktisch alle gevallen via een aannemingsovereenkomst geregeld. Ook de daaraan verbonden voorwaarden (eigen voorwaarden, UAV 2012, AVA 2013 of anders) worden in deze gevallen van toepassing verklaard. Alle verdere afwikkelingen tijdens het bouwproces zullen via de opdrachtgever of diens wettige vertegenwoordiger worden afgehandeld. Mocht er iets fout gaan, dan zal er voldoende bewijslast zijn om de tekortkomende partij tot de orde te roepen.

 

Klantenwerk, burgerwerk en kluswerk

Onder deze benamingen voeren bouwbedrijven kleinere opdrachten uit, zoals kozijnvervanging, aanbouw, badkamer, maar ook herstel van schades en ander klein werk. Vaak kiest men dan voor zogenaamd ‘regiewerk’. In veel gevallen wordt de zaak mondeling of telefonisch afgedaan en ontbreekt er een schriftelijke opdrachtbevestiging.

 

Opdrachtbevestiging

Zonder opdrachtbevestiging is het niet altijd goed duidelijk wat de opdracht precies inhoudt, welke voorwaarden er van toepassing zijn en wat de (uur)prijs in geval van regie zal zijn. Achteraf, als de factuur wordt verzonden, kan er gedoe ontstaan over wat er nu wel en niet tot de opdracht behoorde en wat daar de prijs voor zou zijn. Als dan de rechter eraan te pas moet komen, kost dat veel tijd, geld en inspanning om uw gelijk te halen. De rechter zal vragen om bewijs.

 

Wat is raadzaam om te doen?

U kunt het hiernavolgende doen om ook voor kleinere opdrachten zekerheid te hebben.

  1. Protocol. Het is vanzelfsprekend dat u met het klantenwerk anders om zult gaan dan met de grote opdrachten. Maak intern afspraken en laat iedereen werken volgens die richtlijnen.
  2. Algemene voorwaarden. Voor grote opdrachten wordt veelal UAV 2012, AVA 2013 of anders gebruikt. Het is het overwegen waard om voor het kleinere werk aparte algemene voorwaarden te hebben. Hierin kunnen specifieke artikelen worden opgenomen die gericht zijn op de uitvoering van het kleinere werk, zoals opdrachtbevestiging, afspraken regiewerk, betalingen, gebruik van opslagruimte ter plaatse, tijd voor halen van materialen, overleg, e.d.
  3. Offerte/opdrachtbevestiging. Zoals bij elke opdracht, kan de uitvoering van een opdracht in het kader van klantenwerk ook met een offerte of opdrachtbevestiging beginnen. Zelfs in de situatie als het om regiewerk gaat en er vooraf slechts een beperkt beeld is van wat er gerealiseerd gaat worden, staat u sterker als u dat vastlegt.

 

  1. Standaard opdrachtbevestiging. Het is aan te bevelen om voor het specifieke klantenwerk een niet al te uitgebreide opdrachtbevestiging te hebben die ook snel in te vullen is, maar die wel voor bewijslast zal zorgen. Neem daarin onder andere het volgende op:
  • naam en adresgegevens klant;

           beknopte beschrijving van het werk dat uitgevoerd zal worden;

  • betaalwijze;
  • zo mogelijk startdatum en doorlooptijd;
  • mogelijke inzet van onderaannemers;
  • de algemene voorwaarden die van toepassing zijn;
  • verrekening prijs, uurvergoeding en/of materiaalprijzen;
  • opslag op materiaalprijzen;
  • wat er verder van de klant verlangd wordt over specifieke dingen;
  • bevestiging opdrachtbevestiging en handtekening voor opdracht;
  • contactpersoon opdrachtgever en opdrachtnemer;
  • privacyregels (kan ook in de algemene voorwaarden).

 

  1. Regiewerk. Ook in de situatie dat een opdracht volledig in regie wordt uitgevoerd, is een offerte/opdrachtbevestiging van belang. In principe kunnen de onder het vorige punt benoemde zaken daarin worden opgenomen. Neem daarin ook op dat u wekelijks/tweewekelijks met een schriftelijke opgave komt van bestede uren en gebruikte materialen. Laat de opdrachtgever voor deze opgave tekenen, dan kunt u hiermee factureren. Spreek de frequentie af van de facturering. Vergeet niet dat het belangrijk is dat er regulier overleg plaatsvindt om misverstanden te voorkomen.
  2. Versturen. Het verzenden van brieven geschiedt meer en meer via digitale weg. Als u dat doet, verstuur dan een offerte/opdrachtbevestiging in pdf-formaat. Zo bent u er zeker van dat in dat bericht niet zomaar aanpassingen kunnen plaatsvinden. Uiteraard kunnen brieven nog steeds per post al of niet aangetekend worden verzonden. U kunt ook brieven rechtstreeks overhandigen aan de klant.
  3. E-mail. Ondanks dat er veel waarde wordt gehecht aan (zakelijke) e-mail, kleven er ook nadelen aan. E-mail is geen gewone brief of faxbericht. Als u namelijk geen bevestiging krijgt voor ontvangst door de ontvanger, heeft u geen zekerheid. Ook als u gevraagd heeft om een ontvangst- of leesbevestiging en die is niet gekomen, wil dat niet zeggen dat het bericht ontvangen en/of gelezen is. Tip. Archiveer ook al deze berichten. Mocht er een probleem bij de rechter terechtkomen, zal deze altijd vragen naar de bevestiging van ontvangst of naar een andere schriftelijke bevestiging.
  4. WhatsApp. Voor snel overleg of vragen, wordt er veelal gebruikgemaakt van de berichtendienst WhatsApp. Als de afspraken via deze dienst lopen, print dan deze berichten uit en voeg ze toe aan het klantendossier. Let op dat belangrijke post of berichten beter op de ‘ouderwetse’ manier kunnen plaatsvinden.

 

Met name in het klanten- of burgerwerk worden afspraken vaak mondeling of telefonisch geregeld. Onderneem veilig en met zekerheid: werk ook voor deze kleinere klussen met een offerte en opdrachtbevestiging en met aparte algemene voorwaarden.

Ons INFO Blog